Hướng dẫn sử dụng

1Làm quen

Không gian Nhà trường là nơi Ban giám hiệu giao việc, theo dõi tiến độ, nghiệm thu và lấy số liệu giao ban — mọi người trong trường cùng làm trên một hệ thống, trên điện thoại hay máy tính đều được. Mỗi trường là một không gian riêng, dữ liệu trường này không nhìn thấy trường khác.

Ai làm gì

Ai đăng nhập chỉ thấy đúng việc và nút bấm trong phạm vi của mình — phạm vi này do máy chủ quyết định, không phải giao diện ẩn bớt.

Sáu mục trên thanh dưới màn hình

Vòng đời một việc

Nhánh phụ: Cần bổ sung (bị trả lại → nộp lại), Tạm dừng, Đã huỷ. Việc còn 3 ngày trở xuống được đánh dấu Sắp đến hạn; qua hạn mà chưa nộp là Quá hạn. Nộp trước hạn rồi được nghiệm thu là hoàn thành đúng hạn — tỷ lệ này hiện trên Tổng quan và báo cáo.

2Bắt đầu: đăng ký, đăng nhập

Trường mới: đăng ký dùng thử Hiệu trưởng / người quản trị

Vào trang chính của hệ thống (địa chỉ do quản trị nền tảng cung cấp, ví dụ https://…vercel.app). Trang này có bảng giá, nút đăng ký dùng thử và ô đăng nhập.

1. Điền tên trường (ví dụ THCS Nguyễn Du), cấp học, tỉnh/thành.
2. Điền email của người đăng ký — đây là tên đăng nhập của tài khoản quản trị đầu tiên (kiêm Hiệu trưởng).
3. Đặt mật khẩu (tối thiểu 8 ký tự) và họ tên, số điện thoại.
4. Bấm Tạo trường và bắt đầu dùng thử — không cần xác nhận email, vào app ngay. Trường được dùng thử đầy đủ tính năng trong thời gian ghi ở đầu trang (mặc định 30 ngày).

Đăng nhập Mọi người

1. Mở địa chỉ app của trường (trang nha-truong.html) hoặc bấm Đăng nhập ở trang chính; nhập email đã được cấp.
2. Nhập mật khẩu (mật khẩu tạm do hiệu trưởng gửi, hoặc mật khẩu đã tự đổi).
3. Bấm Đăng nhập. Lần sau mở app không phải đăng nhập lại (trừ khi đã đăng xuất).
4. Quên mật khẩu: bấm Quên mật khẩu? — nhanh nhất là nhờ hiệu trưởng / quản trị hệ thống đặt lại (mục 3), hoặc gửi email đặt lại nếu trường đã bật tính năng này.

Việc đầu tiên sau khi đăng nhập

• Bấm chữ cái tròn góc trên trái (ảnh đại diện) → Tài khoản của tôi → đổi mật khẩu ngay ở lần đầu, kiểm tra số điện thoại. Họ tên, đơn vị, chức vụ do nhà trường phân công — muốn sửa thì báo quản trị hệ thống.
• Cài app lên màn hình chính điện thoại để mở như ứng dụng: iPhone (Safari) bấm nút Chia sẻ → Thêm vào MH chính; Android (Chrome) bấm dấu ⋮ → Thêm vào màn hình chính.
• Nhãn Dùng thử · còn N ngày ở góc trên phải cho biết thời gian còn lại của trường (mục 10).

3Thiết lập trường & nhân sự Hiệu trưởng / Quản trị hệ thống

Làm một lần khi bắt đầu, theo thứ tự: Trường → Năm học → Điểm trường (nếu có) → Đơn vị → Nhân sự → Cấp vai trò. Nhập Excel dùng khi số lượng nhiều.

3.1 Thông tin trường, năm học, đơn vị

1. Vào Cấu hình. Điền tên trường, mã trường, cấp học, tỉnh/thành (tên tỉnh dùng ở dòng ngày tháng của báo cáo) rồi Lưu thông tin trường.
2. Năm học: năm học hiện tại được tạo sẵn khi đăng ký; sang năm bấm + Thêm năm học. Mỗi năm học có học kỳ hiện tại và công tắc khoá sổ (khoá rồi thì không ghi thêm được).
3. Điểm trường: chỉ dùng khi trường có nhiều cơ sở; bỏ qua nếu một điểm.
4. Đơn vị: bấm + Thêm đơn vị cho từng tổ chuyên môn, tổ văn phòng, ban, đoàn thể.
5. Hoặc Nhập Excel nhiều đơn vị một lần (cách làm giống nhập nhân sự ở dưới).

3.2 Thêm nhân sự — tài khoản đăng nhập được ngay

Vào Nhân sự. Mỗi người trong trường là một dòng trong danh bạ, được xếp theo đơn vị; người chưa vào app bao giờ có nhãn Chưa đăng nhập lần nào để thầy cô nhắc.

1. Email của người đó — là tên đăng nhập, không trùng với ai trên hệ thống.
2. Mật khẩu tạm đã được sinh sẵn (bấm Sinh lại nếu muốn cái khác). Người dùng sẽ tự đổi sau.
3. Họ tên, chức vụ, số điện thoại.
4. Đơn vị (tổ) của người đó và điểm trường nếu có.
5. Vai trò ban đầu: Nhân viên cho giáo viên; Trưởng / Phó đơn vị cho tổ trưởng, tổ phó; Phó Hiệu trưởng; Văn phòng… Có thể cấp thêm vai trò sau.
6. Bấm Tạo tài khoản. Màn hình kết quả hiện địa chỉ app, email, mật khẩu tạm với nút Sao chép — dán vào Zalo gửi cho người đó là xong. Tài khoản đăng nhập được ngay, không cần xác nhận email.

3.3 Nhập nhiều người từ Excel

1. Bấm Nhập Excel → ⬇ Tải tệp mẫu. Tệp có sheet Du lieu để điền, sheet Huong dan và sheet Tra cuu liệt kê đúng tên đơn vị, vai trò để gõ cho khớp.
2. Điền xong (xoá các dòng ví dụ), bấm 📄 Chọn tệp Excel và chọn tệp vừa lưu.
3. Mật khẩu chung áp dụng cho các dòng không ghi mật khẩu riêng.
4. Hệ thống kiểm tra từng dòng trước khi nhập (email trùng, đơn vị không có, vai trò sai…) và hiện bảng xem trước; dòng lỗi được ghi rõ lý do, sửa trong Excel rồi chọn lại tệp. Bấm Nhập để tạo tài khoản cho các dòng hợp lệ — tệp 40 người chạy trong vài giây.

3.4 Hồ sơ nhân sự: vai trò, tài khoản, mật khẩu

Bấm vào một người trong danh bạ để mở hồ sơ.

1. Cấp vai trò: chọn vai trò, đơn vị (với trưởng/phó đơn vị, nhân viên), ngày hiệu lực, căn cứ (số quyết định). Một người có thể có nhiều vai trò; thu hồi khi thay đổi phân công — lịch sử vẫn giữ.
2. Sửa hồ sơ: họ tên, chức vụ, đơn vị, điểm trường, số điện thoại, đang hoạt động hay không (người chuyển công tác: bỏ "đang hoạt động" thay vì xoá, để giữ lịch sử việc).
3. Đặt lại mật khẩu khi giáo viên quên: đặt mật khẩu mới (có sẵn nút sinh), có hiệu lực ngay, báo cho người đó và nhắc đổi lại.
4. Đổi email khi nhập sai hoặc đổi địa chỉ; mật khẩu giữ nguyên. Nút Xoá tài khoản chỉ hiện với người chưa đăng nhập lần nào và chưa có việc.

4Giao việc BGH · Văn phòng · Trưởng/Phó đơn vị

Bấm + Giao việc ở Tổng quan hoặc tab Nhiệm vụ. Một việc luôn có một người chủ trì chịu trách nhiệm nộp; người phối hợp cùng làm và được nộp thay; người theo dõi chỉ xem và góp ý.

1. Tiêu đề ngắn, rõ việc gì (bắt buộc). Mô tả yêu cầu và sản phẩm mong đợi giúp người nhận biết khi nào là xong.
2. Đơn vị chịu trách nhiệm (để trống = việc cấp trường).
3. Người chủ trì — danh sách lọc theo đơn vị đã chọn; bấm Chọn ngoài đơn vị nếu cần.
4. Hạn hoàn thành (bắt buộc). App nhắc "sắp đến hạn" khi còn 3 ngày.
5. Mức ưu tiên: Thấp · Bình thường · Cao · Khẩn (hiện thành nhãn màu trên danh sách).
6. Nguồn phát sinh và căn cứ: công văn số…, kết luận cuộc họp ngày…, kế hoạch tháng… — báo cáo sau này tự dẫn lại.
7. Giao ngay: việc chuyển sang Đã giao, chờ nhận, người chủ trì thấy ngay ở mục "Cần tôi xử lý".
8. Lưu nháp: giữ lại để soạn tiếp, chưa ai thấy ngoài người soạn (và BGH).

Chọn thêm Người phối hợp, Người theo dõi; muốn tách việc lớn thành việc nhỏ thì tạo việc mới và chọn Là việc con của.

Sau khi giao

5Nhận và thực hiện việc Mọi nhân sự

Việc được giao xuất hiện ở Tổng quan → Cần tôi xử lý và tab Nhiệm vụ (số đỏ trên thanh dưới là số việc đang chờ mình). Bấm vào việc để mở chi tiết.

Bốn bước từ nhận đến nộp

1. Nhận việc — xác nhận đã biết việc (người giao thấy trạng thái Đã nhận). Nếu chưa làm được đúng hạn, bấm Đề nghị gia hạn ngay từ bước này.
2. Bắt đầu làm — chuyển sang Đang thực hiện. Trong lúc làm, ghi các mục việc nhỏ vào Checklist và tích khi xong để người giao thấy tiến độ.
3. Đưa Minh chứng: 📎 Tải tệp lên (tệp ≤ 20 MB) hoặc 🔗 Thêm liên kết Google Drive, OneDrive… Ghi câu hỏi, khó khăn vào Trao đổi — người giao nhận được ngay trong việc, không phải nhắn riêng.
4. Nộp việc — viết ngắn gọn kết quả đã làm rồi Nộp. Việc chuyển sang Đã nộp, chờ nghiệm thu; sau khi nộp không sửa được nữa, trừ khi bị trả lại.

Đề nghị gia hạn

1. Chọn hạn mới đề nghị (phải sau hôm nay).
2. Ghi lý do cụ thể — người giao căn cứ vào đây để duyệt.
3. Gửi đề nghị. Trong lúc chờ duyệt vẫn làm và nộp bình thường; có thể Rút đề nghị. Được đồng ý thì hạn mới thay hạn cũ và ghi vào lịch sử gia hạn.

6Nghiệm thu, gia hạn, trả lại Người giao việc · Trưởng đơn vị · BGH

Việc đã nộp nằm ở nhóm Chờ nghiệm thu (Tổng quan và tab Nhiệm vụ). Người giao việc, trưởng/phó đơn vị của việc đó và BGH đều nghiệm thu được.

1. Duyệt gia hạn (nếu có đề nghị): Đồng ý — hạn mới có hiệu lực ngay; Từ chối kèm ý kiến. Đề nghị đang chờ hiện ngay đầu chi tiết việc, không bị bỏ sót.
2. Nghiệm thu khi kết quả đạt: chọn đánh giá Tốt / Đạt / Chưa đạt, ghi nhận xét, bấm Xác nhận hoàn thành. Việc chuyển sang Hoàn thành, tính vào tỷ lệ đúng hạn nếu nộp trước hạn.
3. Trả lại khi cần bổ sung: ghi rõ cần sửa gì. Việc chuyển sang Cần bổ sung, người chủ trì thấy lý do màu đỏ ngay đầu việc và bấm Nộp lại sau khi sửa.
4. Hiệu trưởng / quản trị có thể Mở lại việc đã hoàn thành (khi nghiệm thu nhầm) hoặc Khôi phục việc đã huỷ.

7Tổng quan & giao ban BGH · Trưởng đơn vị

Tab Tổng quan là màn hình điều hành: BGH thấy toàn trường, tổ trưởng thấy tổ mình, mỗi người thấy việc của mình.

• 8 ô số: Quá hạn · Sắp đến hạn (≤ 3 ngày) · Chờ nghiệm thu · Đã giao chưa nhận · Đang chạy · Cần bổ sung · Hoàn thành · Đúng hạn / hoàn thành. Bấm vào ô để xem danh sách. Dòng nhỏ dưới mỗi ô so với lần chụp giao ban trước (tăng/giảm bao nhiêu) — lúc chưa chụp lần nào thì ghi "chưa có mốc so sánh".
• Bức tranh chung: vòng tròn trạng thái và biểu đồ việc đến hạn trong 14 ngày (cột đỏ là việc đã quá hạn, cột vàng là hôm nay).
• Theo đơn vị: khối lượng và tình trạng của từng tổ — bấm tên tổ để lọc danh sách nhiệm vụ theo tổ đó.

Chụp số liệu giao ban

Trước mỗi cuộc họp giao ban (thường đầu tuần), BGH bấm 📸 Chụp số liệu giao ban hôm nay ở cuối Tổng quan. Bản chụp là ảnh chụp bất biến của toàn bộ số liệu lúc đó: dùng để in phát trong họp, và từ bản thứ hai trở đi Tổng quan tự vẽ xu hướng (quá hạn tăng hay giảm, tỷ lệ hoàn thành theo tuần).

1. Bấm Chụp số liệu giao ban hôm nay, ghi ghi chú nếu cần (ví dụ "Giao ban tuần 2") rồi xác nhận.
2. Trang in mở ra: ô số, danh sách quá hạn / sắp hạn / chờ nghiệm thu, tình hình theo đơn vị và theo người chủ trì. Bấm In (chọn "Lưu thành PDF" để gửi Zalo) hoặc Đóng. Các bản chụp cũ xem lại ở cuối Tổng quan.

8Báo cáo kỳ Mọi người theo phạm vi

Tab Báo cáo tổng hợp trực tiếp từ nhiệm vụ: việc giao mới, đến hạn, hoàn thành đúng/trễ hạn, chờ nghiệm thu, còn quá hạn, gia hạn, nghiệm thu, kết quả theo đơn vị và theo người, danh sách việc trong kỳ. BGH lập cho toàn trường hoặc từng tổ; tổ trưởng lập cho tổ mình; giáo viên lập báo cáo cá nhân.

1. Chọn kỳ: Tuần này · Tuần trước · Tháng này · Tháng trước · Học kỳ 1 · Học kỳ 2 · Cả năm học · Tuỳ chọn (tự nhập từ ngày – đến ngày).
2. Chọn phạm vi (toàn trường / một đơn vị).
3. Bấm Lập báo cáo — số liệu lấy ngay lúc bấm.

Bản báo cáo hiện ra với các ô số, biểu đồ, bảng theo đơn vị, danh sách việc và các ô nhận xét (đánh giá chung, tồn tại, phương hướng…) để thầy cô viết thêm bằng lời. Sau đó:

1. Lưu báo cáo (có ô số hiệu, ví dụ 15/BC-THCS) để giữ lại và sửa nhận xét sau. Khi báo cáo đã ổn, mở lại và Chốt: bản chốt không đổi được nữa, có thể đánh dấu công khai cho cả trường xem.
2. In / PDF: bản in theo thể thức văn bản hành chính (quốc hiệu, tên trường, số hiệu, ngày tháng, chữ ký) — trên điện thoại chọn "Lưu thành PDF".
3. Xuất Word để chỉnh sửa thêm và trình ký.
4. Xuất Excel để tổng hợp số liệu.

9Nhật ký

Mọi thao tác — giao việc, nhận, nộp, nghiệm thu, sửa hồ sơ, cấp vai trò, thanh toán… — được máy chủ tự ghi vào Nhật ký kèm người làm và thời điểm; không ai sửa hay xoá được. Dùng khi cần biết "ai đã đổi hạn việc này", "ai trả lại việc kia" hay để đối chiếu khi có thắc mắc. Lọc theo loại (Nhiệm vụ, Nhân sự, Vai trò, Đơn vị…) và tìm theo từ khoá; mỗi việc cũng có mục Lịch sử riêng ở cuối chi tiết.

10Gói dịch vụ & thanh toán BGH

Trường mới được dùng thử đầy đủ tính năng (mặc định 30 ngày, hiện ở nhãn góc trên phải và trong Cấu hình → Gói dịch vụ). Hết hạn (sau thêm 7 ngày ân hạn) trường chuyển sang chỉ xem: dữ liệu vẫn còn nguyên, nhưng không giao việc, nộp việc, lập báo cáo được cho tới khi gia hạn. Gia hạn xong là làm tiếp bình thường, không mất gì.

Cách 1 — Thanh toán bằng mã QR (khi nền tảng đã bật)

1. Bấm Thanh toán QR ở gói muốn mua (tháng hoặc năm). App hiện mã VietQR đã điền sẵn số tiền và nội dung.
2. Nếu chuyển khoản tay, ghi đúng nội dung là mã đơn (ví dụ QTNTEE3UTE) — hệ thống nhận diện bằng mã này.
3. Quét bằng app ngân hàng bất kỳ và chuyển. Tiền vào là gói tự kích hoạt trong khoảng 1 phút; cửa sổ này tự đổi thành "Đã nhận thanh toán". Bấm Tôi đã chuyển khoản để kiểm tra ngay.

Cách 2 — Đăng ký gói rồi chuyển khoản, quản trị nền tảng xác nhận

1. Bấm Đăng ký gói: hệ thống tạo đơn với mã đơn và hiện hướng dẫn chuyển khoản, số Zalo liên hệ. Chuyển khoản ghi nội dung là mã đơn.
2. Sau khi nhận tiền, quản trị nền tảng xác nhận và kích hoạt (thường trong ngày). Cửa sổ đang mở và mục Gói dịch vụ tự cập nhật; muốn nhanh hơn thì nhắn mã đơn cho quản trị nền tảng.

Thời gian còn lại của gói hiện tại luôn được cộng dồn khi gia hạn (mua gói tháng khi còn 10 ngày → hạn mới = 10 ngày + 1 tháng). Lịch sử gia hạn xem ở Cấu hình → Gói dịch vụ.

11Nhịp làm việc hằng tuần